Bí quyết để cân bằng công việc - cuộc sống

Dịch từ bài viết Tips for work-life balance của Matt Might.

Mới đây một đồng nghiệp xin lời khuyên của tôi về cân bằng công việc - cuộc sống.

Phản hồi của tôi đủ điều kiện để viết thành một bài blog nên tôi đăng ở đây cho nhất quán với các nguyên tắc của mình về viết blog học thuật.

Những bí quyết hàng đầu của tôi là:

  • Nhận thức rõ ràng về thứ tự ưu tiên
  • Tránh làm việc quá độ
  • Tránh cầu toàn
  • Thiết lập và tuân theo các giới hạn
  • Tránh các cam kết quá sức
  • Sử dụng một hệ thống work-flow
  • Giao tiếp
  • Giữ gìn các sở thích
  • Khai thác chi phí cơ hội
  • Không ngừng điều chỉnh

Vì tôi viết dựa trên hoàn cảnh cá nhân của mình nên những lời khuyên của tôi nghiêng về đời sống của một giáo sư dự bị có gia đình và con nhỏ.

Tuy nhiên, tôi cố gắng trình bày các bí quyết một cách tổng quát nhất khi có thể.

Vui lòng đọc tiếp để xem chi tiết.

Nhận thức rõ ràng về thứ tự ưu tiên

Bắt đầu bằng việc liệt kê những ưu tiên của bạn trong cuộc sống.

Nếu các yếu tố như "sức khỏe", "hạnh phúc" hay "gia đình" xếp dưới các mục tiêu nghề nghiệp thì thứ tự ưu tiên này sẽ không ổn định về lâu dài.

Ngầm đặt công việc lên trên tất cả là quá dễ dàng.

Nếu cố gắng duy trì thứ tự ưu tiên không hợp lý này, một cuộc khủng hoảng--chấn thương/đau ốm, trầm cảm hay ly hôn-- là không thể tránh khỏi.

Bước đầu tiên để phòng tránh (hay giải quyết) một cuộc khủng hoảng là nhận thức rõ ràng về thứ tự ưu tiên của bạn.

Mẹo dành riêng cho những người làm học thuật

Là một giáo sư dự khuyết, liệt kê những thứ mà vì chúng bạn có thể hi sinh vị trí này là rất quan trọng.

Là một sinh viên cao học, liệt kê những thứ mà vì chúng bạn có thể từ bỏ việc làm Ph.D. là rất quan trọng.

Tránh làm việc quá độ

Tinh thần "làm nhiều hơn; ngủ ít đi" là một sai lầm.

Điều đó không có nghĩa là tôi ủng hộ việc hoàn thành khối lượng công việc ít hơn.

Tôi cũng không cần thiết tranh luận về làm việc ít giờ hơn.

Thay vào đó, tôi ủng hộ tính hiệu quả.

Tôi đã quan sát nhiều kiểu "làm nhiều hơn; ngủ ít đi" trong nhiều lĩnh vực. Họ khoe khoang về làm việc tới tận khuya và trong các kì nghỉ.

Công thức cho công việc là:

kết quả = khối lượng công việc / giờ × số giờ làm việc

Những người "làm nhiều hơn, ngủ ít đi" có xu hướng tập trung quá mức vào số giờ làm việc trong công thức trên.

Nhưng phần khối lượng công việc / giờ của công thức--năng suất--cũng quan trọng không kém (nếu không nói là hơn).

Cuốn sách Rework của Jason Fried và David Heinemeier Hansson làm một việc tuyệt vời: vạch trần sự không cần thiết của việc "làm nhiều hơn; ngủ ít đi".

Về mặt lý thuyết, hacking hiệu suất mới làm tăng năng suất cực hạn của bạn.

Khi thời gian hoàn thành dự án tới gần với một người "làm nhiều hơn; ngủ ít đi", anh ta sẽ stress và hoảng loạn. Anh ta không thể tăng sản lượng của mình lên. Anh ta đã ở điểm cực hạn.

Khi thời gian hoàn thành dự án tới gần với một người làm việc đạt hiệu quả cao, khối lượng công việc cô ấy hoàn thành sẽ tăng vọt bởi vì cô ấy có thể tăng số giờ làm việc của mình lên trong công thức cho công việc.

Bạn có phải là người tham công tiếc việc?

Khi trò chuyện với đồng nghiệp về công việc, bạn có nói về những điều bạn không làm như: không ngủ, không ăn, không đi xem phim, không xem TV?

Hay bạn nói về những thứ bạn đã làm được: gửi một đề xuất xin tài trợ, viết một bản thảo, khám phá một ý tưởng mới, thực hiện một bài giảng tuyệt vời?

Nếu bạn nhấn mạnh những thứ bạn đã hi sinh hơn là những thứ bạn đã làm được thì khả năng là bạn đã tập trung quá nhiều vào một vế của công thức cho công việc.

Đọc thêm các bài viết về nâng cao năng suất

Tránh cầu toàn

Coi sự hoàn hảo làm định hướng là việc tốt, nhưng hãy nhận thức rõ ràng rằng đạt tới sự hoàn hảo là bất khả.

Sự hoàn hảo là một quá trình; không phải là mục đích.

Trau chuốt, cải tiến hướng tới sự hoàn hảo nhưng hãy "launch" sản phẩm ngay khi nó "đủ tốt".

Sự cầu toàn khiến khối lượng công việc của bạn tăng vọt lên vì nó ngăn cản sự ủy nhiệm (trong công việc).

Nó cũng khiến cho bạn chìm đắm vào trong công việc, tiêu phí lượng thời gian đến mức độ giá trị từ công việc của bạn giảm dần.

Lượng thời gian tiêu phí mà bạn có thể dành cho việc cân bằng công việc - cuộc sống.

Thiết lập và tuân theo các giới hạn

Việc duy trì cân bằng công việc - cuộc sống đòi hỏi bạn thiết lập các giới hạn.

Và nếu cần, nó đòi hỏi cả việc nghiêm khắc tuân theo các giới hạn đã đặt ra.

Ví dụ, bộ định tuyến (router) ở nhà vô hiệu hóa các truy cập tới Internet từ laptop của tôi sau 6:30 tối đến 8:00 sáng hôm sau.

Nó cho phép 30 phút ngoại lệ vào lúc 5:30 sáng và 9:30 sáng (có lẽ tác giả viết nhầm, 9:30 tối mới hợp lý) để đồng bộ email và repositories.

Nếu bạn đang ăn, hãy bỏ điện thoại ra chỗ khác, hoặc tắt nó đi.

Nếu bắt buộc, hãy lên lịch cho các hoạt động mang tính lặp lại, và đặt chế độ nhắc nhở / cảnh báo.

Các giới hạn khắc khổ sẽ khiến bạn khó chịu khi mới bắt đầu thực hành, nhưng khi bạn trở lên quen dần với việc chấp nhận và tôn trọng các giới hạn đã đặt ra, bạn sẽ tự bắt buộc chính mình hoàn thành công việc trong phạm vi của các giới hạn.

Tránh các cam kết quá sức

Chỉ mất vài phút để bạn vướng vào các cam kết mà có thể tốn hàng năm trời để thoát ra.

Hãy học nói "không" đúng lúc và đúng cách.

Nếu bạn cam kết quá sức, hãy nói, "Tôi thực sự muốn nhận phần việc / vai trò đó, nhưng tôi e rằng với các cam kết hiện tại, tôi có thể không hoàn thành được công việc với tiêu chuẩn mà tôi đặt ra cho mình".

Trước khi nói "đồng ý" về bất kì việc gì, hãy chờ tới ngày hôm sau.

Nếu bạn thấy mình đang cam kết quá sức, hãy bắt đầu ủy nhiệm, hủy bỏ, rút lui và từ chối.

Sử dụng một hệ thống work-flow

Một hệ thống work-flow tăng năng suất như Getting Things Done (GTD) sẽ giúp phòng tránh "cái chết từ từ trong đau đớn":

Nó là một hệ thống theo dõi tất cả các tác vụ một cách hệ thống.

Quan trọng hơn là, nó theo dõi tất cả các tác vụ trong một hệ thống duy nhất, một cách chuyên nghiệp và riêng tư.

Bởi vì nó theo dõi mọi thứ nên nó sẽ giúp bạn nhận ra thời điểm bạn đã cam kết quá sức--thời điểm bạn phải bắt đầu nói "Không".

GTD có nhiều tầng tổ chức, và nếu bạn thấy nó càng lúc càng khó để vươn tới tầng sâu hơn, đó là một tín hiệu hữu ích cho thấy bạn đã cam kết quá sức và phải giảm khối lượng công việc xuống.

Các hệ thống tăng năng suất tương thích (với GTD) như The Pomodoro Technique cũng khá có ích khi triển khai các công việc.

Tôi không sử dụng kĩ thuật pomodoro một cách nghiêm ngặt, nhưng tôi nhận ra nguyên tắc cốt lõi: hiệu quả công việc cao là hệ quả của làm việc tập trung: không bị gián đoạn hay quấy nhiễu.

Giao tiếp

Trong gia đình hay trong một mối quan hệ, mỗi thành viên cần biết mức độ stress và khối lượng công việc của những thành viên còn lại.

Một hệ thống lịch dùng chung như Google calendar giúp ngầm thông báo mức độ stress (của từng người cho tất cả những người còn lại).

Tôi cũng tạo một ứng dụng web riêng cho vợ, minh họa bằng đồ thị kích thước hộp thư của tôi theo thời gian. Bất kì tăng trưởng nào trên đồ thị cũng biểu thị sự gia tăng stress.

Duy trì các giao tiếp về mức độ stress một cách rõ ràng, vô tư cũng có vai trò cực kì quan trọng: nếu bạn đang stress hay sắp trở lên stress, hãy báo cho gia đình.

Họ có thể giúp đỡ hoặc điều chỉnh để bù đắp cho bạn trong một khoảng thời gian ngắn nếu bạn trao đổi về các nhu cầu của mình.

Chỉ dựa vào thần giao cách cảm là cách hiệu quả nhất để hủy hoại một mối quan hệ tốt.

Giữ gìn các sở thích

Cho dù bạn yêu công việc đến đâu (giống như rất nhiều người trong lĩnh vực tôi làm), thì việc có các sở thích không liên quan đến công việc là rất quan trọng.

Ngay cả những công việc tuyệt vời nhất cũng tạo ra stress.

Các sở thích là một cách để giải tỏa xì-trét trước khi chúng làm bạn nổ tung.

Khai thác chi phí cơ hội

Hãy quyết định một danh sách các công việc cá nhân cần thiết.

Nếu bạn có vợ/chồng hay sống cùng người yêu, hãy chia các công việc ra.

Mỗi người nên nhận những công việc mình thích.

Còn những công việc không ai chủ động nhận thì hãy chia đều hoặc cân nhắc thuê người làm.

Với mỗi việc, hãy tự vấn xem nó có đáng để bạn bỏ thời gian ra làm hay không, dựa trên những việc khác bạn có thể làm với khoảng thời gian đó.

Ví dụ, mặc dù tôi có thể cắt cỏ hàng tuần, nhưng tôi không thích việc đó, và khoảng thời gian dành để cắt cỏ tôi có thể dành cho việc nghiên cứu, viết blog hay chơi với con. Vì thế, chúng tôi thuê một sinh viên ở cùng khu cắt cỏ giúp mình.

Hoặc, thí dụ, nếu bạn không thích việc lau dọn (hoặc thời gian dành cho lau dọn sẽ được tận dụng hiệu quả hơn vào việc khác), bạn có thể cân nhắc các dịch phụ lau dọn nhà cửa.

Không ngừng điều chỉnh

Nhận ra không phải lúc nào bạn cũng giữ đúng mức cân bằng.

Bạn sẽ mắc lỗi.

Điều đó hoàn toàn bình thường.

Hãy lắng nghe bạn đời/bạn gái của bạn, và hãy hành động nếu họ không hài lòng. Dịch chuyển các ranh giới; thay đổi thói quen; hay giảm khối lượng công việc xuống.

Nhận ra rằng đạt được sự cân bằng giữa công việc - cuộc sống là một quá trình không ngừng nghỉ.

Đừng coi cân bằng trong "cân bằng công việc - cuộc sống" là một danh từ.[1]

Hãy coi nó như là một động từ.

Chú thích

[1] trong nguyên bản "work - life balance" thì balance là một danh từ, mang ý nghĩa là sự cân bằng, balance động từ mang ý nghĩa là giữ cân bằng, tác giả muốn nhấn mạnh ý nghĩa hành động trong việc giữ gìn sự cân bằng giữa công việc - đời sống.